путь к просветлению

Реферат на тему: Организация работы секретаря

Раздел: Микроэкономика, экономика предприятия, предпринимательство     ВСЕ РАЗДЕЛЫ

Курсовая работа по делопроизводству студентки 3 курса заочного отделения Российский государственный гуманитарный университет Факультет управления Кафедра документоведения и организациия делопроизводства Москва, 1993 г. ВВЕДЕНИЕ Достижение науки и техники, бурное развитие научнотехнической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организавать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря. Можно без приувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технически функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения. Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обоянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации. Механизация и автоматизация управленческого труда требуют от секретаря постоянного повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского труда, делопроизводства. Одним из путей обеспечения высокой эффективности работы аппарата управления является правильная организация раработы такой массовой категории вспомагательных сотрудников как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков - стенография, машинопись и т.п. Вопросы же рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности глубоко не изучаются. Необходимые навыки вырабатываются у секретарей в процессе длительной практической работы методом "проб и ошибок". Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего .

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется. Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада. Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения. Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать. Одна из главных задач секретаря - буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение. 5.1. Пользование телефоном. Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны. 5.2. Организация приема посетителей. Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида: 1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 2) прием представителей других организаций 3) прием по личным вопросам Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря. Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. 5.3. Работа секретаря с информацией для руководителя Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения. Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих. В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы. Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении. Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения. Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него. 3.1. Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует Секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам. Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо. Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время.

Вдруг на том берегу грянул взрыв гранат, потом раздалась длинная автоматная очередь, и проклятый дзот, обстреливавший переправу, замолк. "Никитин действует, наверняка он", - понял я. У воды мы увидели майора В.Н. Мусатова. Он скинул с себя одежду и вместе со взводом разведчиков под огнем вражеских автоматов поплыл на помощь тонувшим товарищам. Через полчаса разведчики вернулись. Раненых положили в блиндаже, куда перешли и мы. "Лейб-медик" фельдшер Арсентий принялся за перевязки. Бомбежка затихла. Катуков сел, закурил. В блиндаж быстро вошел пожилой офицер - Павел Лаврович Павловцев, секретарь партийной организации полевого управления, ветеран ленинской партии и сугубо гражданский человек. Еще в годы НЭПа он окончил Институт Красной профессуры и работал секретарем Белгородского окружкома и Курского горкома, а перед войной - в ТАССе. "Старик", как его прозвали, отличался завидной смелостью, удивительным умением стать близким любому солдату и душевной чистотой. - Разрешите доложить, что опергруппа штаба расположилась в военном городке Демба

Скачать бесплатно реферат на тему "организация работчего места секретаря и труда секретаря

Организация и основные направления совершенствования работы секретаря

Учет и анализ оплаты труда в организации ООО "..."

Организация, нормирование и оплата труда в салоне сотовой связи

Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации

Управление охраной труда в организации

Положение о системе сертификации работ по охране труда в организациях

Организация, нормирование и оплата труда в строительстве

Организации, нормированию и оплате труда (ОАО "Ягуновское")

Организация АРМБ по оплате труда

Мероприятия по совершенствованию планировки и организации рабочего места

Организация и совершенствование стимулирования труда на предприятии

Организация рабочего места руководителя

Организация труда при многостаночной работе

Организация, нормирование и оплата труда

Организация, нормирование и оплата труда на предприятии

Системы оплаты труда в организации

Совершенствование организации управленческого труда в организации

Организация, нормирование и оплата труда на предприятии

Современные формы и системы организации оплаты труда в организации

Специфика работы секретаря

Международные организации. Россия в составе крупных международных организаций

Структурные проблемы организации научных исследований и условия их организации

Безопасность труда при выполнении работ в канализационной сети, сети газоснабжения, колодцах, емкостях, резервуарах

Международная организация труда- создание, структура, задачи и организация её работы

Разработка вопросов организации труда для прядильного и ткацкого производства

Роль и место подразделений по управлению персоналом в организации

Организация оплаты труда

Организация финансов на коммерческих предприятиях. Экономико-статистический анализ производительности труда в хозяйствах центральной зоны Кировской области

Организация труда руководителя

Организация труда в новых экономических условиях

Организация коллективного труда в детском саду

Коллективная форма организации труда

Разработка вопросов организации труда для прядильного и ткацкого производств.

Система организации и поощрения труда

Организация труда

Организация труда на производстве

Организация охраны труда на производстве

Теоретические и методологические основы рационального образа жизни как средства повышения эффективности организации труда

Организация труда руководителя

Организация, управление, надзор и контроль в области охраны труда

Правовые особенности охраны труда женщин, молодежи и инвалидов в организации

Совершенствование организации и оплаты труда доярки

Организация аудита расчетов по оплате труда

Организация учета расчетов с персоналом по оплате труда

Сущность, основы организации и задачи учета оплаты труда

Оплата труда в коммерческих организациях с учетом применения тарифной ставки первого разряда

Кафе с организацией семейного отдыха в одном из муниципальных районов города Москвы на 90 посадочных мест

Организация работы закусочной на 25 мест

Организация работы школьной столовой на 200 мест

Конвенции Международной организации труда. Ратификация

Анализ и пути совершенствования организации труда в образовательном учреждении

Анализ рабочего места секретаря турфирмы "Альтаир"

Коллективная форма организации оплаты труда, особенности ее использования и развития на примере ОАО "Ашасвет" машиностроительной отрасли

Нормирование труда - одно из главных направлений научной организации труда

Организация и нормирование труда

Организация инструментального хозяйства. Научная организация труда

Организация оплаты труда

Организация оплаты труда на предприятии

Организация стимулирования труда

Организация труда в бригадах

Организация труда и заработной платы

Организация труда менеджера

Организация труда на ОАО "Литмаш"

Организация труда на примере СП "Новый профиль"

Организация труда персонала

Организация труда управленца

Организация управленческого труда

Организация управленческого труда на примере ОАО "Тираспольский молочный комбинат"

Основы организации труда

Проблемы организации и оплаты труда персонала на примере компании "Линитоникс"

Руководитель организации. Функции и роль организации труда

Совершенствование организации труда работников управления на примере СХА "Придонье" Богучарского района Воронежской области

Стили руководства и организация труда предпринимателя

Бригадная форма организации и оплаты труда

Организация труда на предприятии "Нефтегазодобывающее управление"

Организация и обслуживание рабочих мест

Воздействие перемен по месту работы на сотрудников организации

Оборудование мест и организация занятий и соревнований по плаванию

Содержание и место бюджетирования в системе планирования организации

Нормирование труда в системе управления коммерческой организацией

Организация обслуживания в пивном баре на 50 мест

Организация оплаты труда в торговле

Организация оплаты труда на ОАО "Пеленг" и направления ее совершенствования

Организация оплаты труда на предприятиях непроизводственной сферы

Организация системы оплаты труда на предприятии (на примере Азовского филиала ООО "ЭЛИД""

Организация труда многостаночного обслуживания

Система оплаты труда в медико-производственной организации

Совершенствование организации и оплаты труда механизатора

Структурные уровни организации материи. Микро, макро, мега миры

Организация выполнения задачи командиром инженерно-саперного взвода по проделыванию проходов в минно-взрывных заграждениях перед переднем краем обороны противника

Организация и несение караульной службы

Организация и проведение спасательных работ в чрезвычайных ситуациях

Россия. 21 век. Начало строительства (инфраструктурный комплекс как фактор организации экономического пространства России)

Деятельность международных организаций ООН в решении глобальной продовольственной проблемы

Налоги на прибыль организаций

Совершенствование организации работы отдела контроля за поступлением налогов с физических лиц

Правовое регулирование банкротства кредитных организаций в России и США"

Право собственности некоммерческих организаций на жилые и нежилые помещения

Виды коммерческих организаций

Гражданско-процессуальный порядок (защиты прав и законных интересов граждан и организаций [Контрольная])

Организация налоговых органов и контроль за уплатой налогов в США и Германии

Режим наибольшего благоприятствования в рамках Всемирной Торговой Организации (ВТО)

Региональные международные организации как субъекты международного права

Налоговая отчетность организаций по ресурсным платежам

Инвестиционная деятельность страховых организаций

Право на забастовку организация и процедура её проведения в РФ

Организация заработной платы на предприятии

Сущность и виды финансовых операций, используемых при осуществлении финансовой деятельности предприятий и организаций

Структура и организация учебного процесса в средневековом университете (Болонья, Париж, Прага)

Начало деятельности молодежных организаций фашистского рейха. Гитлерюгенд

Организация кабельного участка на магистрали первичной сети

Организация Linux - сервера для Windows клиентов

Организация автоматизированной обработки информации в коммерческих сетях

Организация и применение микропроцессорных систем обработки данных и управления

Организация внешних файлов и работа с ними

Организация изучения основных алгоритмических конструкций в среде Лого Миры

Организация противоэпизоотических мероприятий на Шалинской районной ветеринарной станции

Принципы организации хирургической помощи населению в чрезвычайных условиях

Санитарно-гигиенические аспекты планировки, организации и работы родильных домов

Принципы организации и деятельности суда

Международные природоохранные организации и их роль в современном мире

Методика организации тематических выставок в школе

Урок - как основная форма организации учебного процесса, его характеристика и требования к нему

Организация горячего цеха при приготовлении блюд

Источники статистической информации о внешней торговле зарубежных стран и международных организаций

НАТО-глобальная универсальная организация?

Организация Варшавского договора

Механизмы организации и регулирования международных отношений

Организация строительства полносборного одноэтажного многопролетного промышленного здания

Организация перевозок, экономика и управление на транспорте

Организация сборки прерывателя-распределителя ЗиЛ-130

Организация работы ремонтного участка АТП

Организация грузовых автомобильных перевозок

Организация транспортного хозяйства

Психология труда (Обзорный реферат по психологии труда)

Корпоративная культура организации

Лидер в организации

Анализ внутренней среды организации

Современные технологии организации отдыха без лечения

Свидетели Иеговы. Их организация и деятельность

Организация селекционного процесса по выведению нового сорта черешни

Организация, планирование и экономика ветмероприятий при диспепсии молодняка кур-несушек на птицефабрике Свердловская

Творческий подход к организации досуга молодежи

Организация учебного процесса и бюджет времени студента

Формирование финансовых средств: нетрадиционные источники финансирования организаций культуры (Контрольная)

Структура организации материи

Прибыль как основной показатель результатов деятельности организации

Банк России: его функции и взаимоотношения с кредитными организациями

Организация кредитования юридических лиц коммерческими банками (на основе информационно-аналитических материалов)

Организация и учёт кредитования юридических лиц в банках

Организация аналитического и синтетического учета расходов в кредитной организации

Организация и методика проведения общего аудита

Организация и методология учёта реализации товаров и валовых доходов на предприятии и пути их совершенствования

Научная организация финансово-хозяйственного контроля и аудита

Учетная политика организации

Организация информационных систем учета и аудита

Бухгалтерия для бюджетных организаций

Теория организации

Внутренний финансовый контроль отраслей, предприятий, организаций, общественных объединений, союзов, партий и движений

Организация учета основных средств

Организация маркетинга на предприятии "ОАО Аэрофлот - Российские Международные Линии

Организация Public Relations

Реклама и ёё роль в повышении эффективности организации торговли

Конкурентоспособность организаций и товаров

Организация рекламной компании

Анализ рынка сбыта организации на примере корпорации "FABERLIC"

РЕФЕРАТЫ referat.star-info.ru.